Libros obligatorios para las SAS: si tenés una Sociedad por Acciones Simplificadas o estás por constituir una, tenés que conocer qué libros societarios deben rubricar este tipo de empresas.
¿Qué función cumplen los libros societarios obligatorios?
Las empresas constituidas a través de sociedades deben adecuarse a normativas distintas en comparación a las personas físicas. Una de ellas son los libros societarios. Estos tienen como función registrar los movimientos contables y financieros de una empresa, así como también cualquier cambio que modifica la estructura societaria.
El asiento de las operaciones comerciales permite que una sociedad lleve una contabilidad correctamente organizada. Esto resulta beneficioso para la administración de la compañía, a la vez que la habilita para cumplir las exigencias de los entes reguladores como, por ejemplo, AFIP.
Cada tipo de sociedad comercial (SRL, SA, SAS) debe llevar libros societarios diferentes. Hoy nos centramos en los libros obligatorios de las SAS (Sociedades por Acciones Simplificadas).
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¿Qué libros societarios obligatorios deben rubricar las SAS?
La SAS es un tipo de sociedad comercial que se aprobó con el fin de otorgar a pequeños emprendedores la posibilidad de desarrollar sus empresas con menos requisitos administrativos y legales que una SRL o SA.
La principal ventaja de las SAS es que pueden constituirse de manera online. La desventaja es que, a pesar de regir en todo el país, en la práctica existen dificultades para su constitución en CABA y Provincia de Buenos Aires. En provincias como Córdoba y Mendoza, en cambio, es una de las figuras societarias más utilizadas.
La particularidad de las SAS es que los libros societarios se rubrican de manera digital.
Los libros obligatorios de una SAS son:
- Libro de Actas
- Libro de registro de acciones
- Libro Diario
- Libro Inventario y Balances
Libro de actas de una SAS
El libro de actas es un documento que registra cada una de las reuniones celebradas por el directorio o los accionistas de una SAS.
En las Sociedades por Acciones Simplificadas, las decisiones se llevan a cabo mediante la celebración de dos tipos de reuniones: las del órgano de administración, conformado por el directorio, y las del órgano de gobierno, constituido por los accionistas
Ambas deben quedar asentadas en el libro de actas, con detalles de la fecha, el lugar, los asuntos discutidos, los acuerdos establecidos y la cantidad de votos. Las asambleas pueden llevarse a cabo de forma virtual.
Libro de registro de acciones
Este libro tiene como objetivo legitimar y resumir el rol que cada integrante de una SAS cumple en determinado período. Se trata de un documento que registra:
- Los nombres y datos personales de cada accionista.
- Cantidad de acciones que posee cada uno expresadas en moneda nacional.
- Derechos y obligaciones de cada miembro.
- Historial de modificaciones de roles y títulos.
Libro diario de una SAS
En el libro diario se registran, de forma detallada y cronológica, todas las operaciones y transacciones llevadas a cabo por la SAS. Cada uno de estos registros se plasman como asientos contables.
Los asientos contables se dividen en dos columnas: debe y haber. El debe indica las transacciones que ingresan, mientras que el haber marca las que salen.
Los registros se anotan de manera precisa, ordenados por fecha, y deben incluir detalles de la operación. Los más frecuentes son: ventas, cobros, pago de impuestos, pago de salarios, asientos de apertura y asientos de cierre.
Libro inventario y balance
El libro de inventario y balance es un resumen detallado de los activos fijos y de las deudas pendientes que tiene una empresa. Es decir, refleja el patrimonio actual de la compañía en determinado período.
Cuando hablamos de activos fijos, nos referimos a los bienes que la sociedad posee, tanto tangibles como intangibles. Por ejemplo: bienes inmuebles, maquinaria, equipamiento de oficina, acciones, bonos y valores, entre otros.
Respecto a las deudas, será preciso detallar en el libro todas las deudas y préstamos contraídos por la sociedad a corto y a largo plazo.
El libro de inventario y balance se confecciona una vez por año, al cierre anual contable de la empresa. La finalidad del mismo es establecer el panorama financiero actual de la SAS en ese momento, para dar lugar a los nuevos registros del ejercicio que comienza.
Cómo hacer la rúbrica digital de los libros de una SAS
Tal como mencionamos, la principal diferencia entre una SA o SRL y la SAS es que esta última está obligada a rubricar los libros digitalmente.
Todos los libros descritos anteriormente se encuentran incluidos en esta disposición.
- Para hacer la rúbrica digital, se debe ingresar a la plataforma TAD (Trámites a Distancia).
- Desde el botón “Descargar”, se podrá generar un código hash (criptograma único e irrepetible cuya función es verificar la validez de un documento digital).
- Una vez cumplido este paso, se procede a adjuntar los libros. Los mismos se redactan de forma previa en formato papel, como cualquier otro, y deben contener la firma de los miembros actuantes (física o digital). Luego, se escanean para convertirlos en archivos digitales.
- Los archivos deberán adjuntarse en la plataforma de TAD, en la opción “Generador de hash”.
- Con el CUIT del administrador de la SAS, iniciar sesión en TAD, seleccionar el tipo de libro que se desea rubricar, y pegar el código hash proporcionado anteriormente.
Para más detalles de este proceso, podés mirar este tutorial.
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