¿Tu empresa es una SA? Hay libros societarios obligatorios que las Sociedades Anónimas deben confeccionar regularmente. Te contamos cuáles son y qué características tiene cada uno.
Qué son los libros societarios obligatorios en las empresas
Los libros societarios (también llamados libros contables) son documentos a través de los cuales las empresas deben registrar los movimientos vinculados a inventarios, balances, transferencia de cuotas y demás modificaciones que afecten a la estructura financiera de la sociedad.
El formato de estos libros se encuentra establecido por la ley General de Sociedades 19.550 y el Código Civil y Comercial de la Nación 26.994. Es decir, que cada tipo de persona jurídica (SA, SRL, SAS, etc.) debe ajustarse a los parámetros que indica la normativa.
En todos los casos, los libros societarios deben estar rubricados. Es decir, validados legalmente por un escribano.
Para cada tipo de sociedad comercial corresponden distintos libros societarios obligatorios. Hoy te contamos cuáles deben rubricar las Sociedades Anónimas (SA).
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¿Qué libros rubricados obligatorios deben tener las SA?
Los libros societarios obligatorios tienen características diferentes de acuerdo a la estructura de cada sociedad. En el caso de las SA, el capital está representado en acciones, y se organizan de la siguiente manera:
Directorio: conformado por uno o más personas elegidas por los accionistas. Son los encargados de la administración de la SA.
Gobierno: integrado por los accionistas. Tienen la obligación de reunirse en asamblea una vez al año.
Presidente: figura representativa.
Los libros societarios obligatorios de una SA son:
- Actas de directorio
- Actas de asamblea
- Depósito de acciones y asistencia asamblea
- Registro de acciones
- Diario
- Inventario y balances
Libro de actas de directorio
Mientras que en las SRL las reuniones de gerencia y de socios se agrupan en un mismo libro de actas, las Sociedades Anónimas poseen un libro exclusivo para las actas de directorio y otro para las actas de asamblea.
En las SA, cada una de las reuniones de directorio celebradas deben quedar registradas en un libro de actas.
El acta debe redactarse durante el encuentro o, en su defecto de forma inmediata a la finalización del mismo. Contiene la siguiente información: fecha, lugar y hora de la reunión, datos de cada uno de los directores participantes, constatación de quórum para que el encuentro pueda llevarse a cabo, y aclaraciones en caso de que el mismo se realice de forma virtual.
En el acta, quedan registradas por escrito las temáticas abordadas en la reunión, las decisiones que se tomaron, y la cantidad de votos de cada participante.
Libro de actas de asamblea
Las asambleas de una SA son convocadas por el directorio con 10 días de anticipación y deben publicarse de forma previa en algún diario de circulación masiva.
Existen dos tipos de reuniones de asamblea: ordinarias y extraordinarias. Ambas cuentan con la presencia de los accionistas y deben quedar registradas en el libro de actas.
Las asambleas ordinarias se llevan adelante de forma rutinaria. Las mismas tratan cuestiones vinculadas a procedimientos generales y necesarios para la administración de la empresa. Por ejemplo: balance general, designación o remoción de miembros, distribución de las ganancias, etc.
En cambio, las asambleas extraordinarias se celebran sólo cuando se consideran necesarias. Tienen como fin debatir asuntos específicos o circunstanciales que afectan al funcionamiento de la empresa. Por ejemplo, un aumento del capital por fuera de lo pactado, o la resolución de inconvenientes e imprevistos.
Las actas de ambos tipos de asamblea deben redactarse y firmarse por el presidente y los socios dentro de los 5 días. En el escrito se detallarán cada una de las cuestiones tratadas en la reunión y el resultado de la misma.
Libro de depósito de acciones y registro de asistencia de asamblea
Tres días antes de la constitución de las asambleas, se debe registrar en un libro específico la asistencia de cada uno de los miembros.
La redacción debe contener los datos de todos los participantes: nombre, domicilio, DNI, cantidad de acciones, capital social y cantidad de votos que posee en la SA.
Una vez confeccionado el escrito, el presidente del directorio debe firmarlo.
Libro de registro de acciones de la SA
Este libro tiene como objetivo legitimar y esclarecer el rol que cada integrante de una SA cumple en determinado período. Se trata de un documento que registra:
- Los nombres y datos personales de cada socio.
- Cantidad de acciones que posee cada uno expresadas en moneda nacional.
- Derechos y obligaciones de cada miembro.
- Transferencias realizadas.
- Historial de modificaciones de los títulos.
Libro diario de la Sociedad Anónima
En el libro diario se registran, de forma detallada y cronológica, todas las operaciones y transacciones llevadas a cabo por la SA. Cada uno de estos registros se plasman como asientos contables.
Los asientos contables se dividen en dos columnas: debe y haber. El debe indica las transacciones que ingresan, mientras que el haber marca las que salen.
Los registros se anotan de manera precisa, ordenados por fecha, y deben incluir detalles de la operación. Los más frecuentes son: ventas, cobros, pago de impuestos, pago de salarios, asientos de apertura y asientos de cierre. Es posible asentar los registros de manera agrupada, siempre que no abarquen períodos mayores a un mes.
Libro inventario y balance
Este libro es un resumen detallado de los activos fijos y de las deudas pendientes que tiene una empresa. Es decir, refleja el patrimonio actual de la SA en determinado período.
Cuando hablamos de activos fijos, nos referimos a los bienes que la sociedad posee, tanto tangibles como intangibles. Por ejemplo: bienes inmuebles, maquinaria, equipamiento de oficina, acciones, bonos y valores, entre otros.
Respecto a las deudas, será preciso detallar en el libro todas las deudas y préstamos contraídos por la sociedad a corto y a largo plazo.
El libro de inventario y balance se confecciona una vez por año, al cierre anual contable de la empresa. La finalidad del mismo es establecer el panorama financiero actual de la sociedad en ese momento, para dar lugar a los nuevos registros del ejercicio que comienza.
¿Cómo rubricar los libros de una SA?
Tal como dijimos, los libros societarios siempre deben estar rubricados por escribanos.
El presidente de la SA (o su apoderado) deberá presentarse ante el escribano con el estatuto societario si es la primera vez que va a rubricar libros.
Luego de firmada la solicitud de rúbrica, el escribano será el encargado de llevar a cabo el proceso. Finalizado el mismo, colocará la rúbrica en el libro correspondiente.
En el caso de las SA creadas en la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, la IGJ ofrece la posibilidad de rubricar los libros al momento de constituir la sociedad. Una vez abonado el trámite especial, el representante deberá presentarse en las oficinas del IGJ con los libros en cuestión para la aplicación de las rúbricas.
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