¿Qué libros obligatorios deben rubricar las SRL? Las sociedades comerciales están obligadas a llevar libros contables que les permitan seguir de forma ordenada todas las operaciones económicas y financieras de la empresa.
Cada figura societaria posee distintos libros obligatorios. En este caso, analizaremos los de la Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL).
¿Qué son los libros societarios obligatorios?
Según la ley General de Sociedades 19.550 y el Código Civil y Comercial de la Nación 26.994, todas las sociedades deben, una vez constituidas, asentar en sus libros cualquier movimiento vinculado a inventarios, balances, transferencia de cuotas y demás modificaciones que afecten a la estructura financiera de la sociedad.
La confección de los libros debe realizarse de acuerdo a la normativa vigente. Los mismos tienen que estar siempre rubricados. Es decir, validados legalmente por un escribano.
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¿Qué libros societarios obligatorios deben rubricar las SRL?
Los libros obligatorios tienen características diferentes según la estructura de cada persona jurídica. Recordemos que las SRL están conformadas por un mínimo de dos socios y un máximo de cincuenta, y que estos designarán a uno o más gerentes, que serán los representantes de la sociedad.
Las Sociedades de Responsabilidad Limitada están obligadas a rubricar los siguientes libros:
- Libro de Actas
- Diario
- Inventario y Balance
Libro de actas de una SRL
El libro de actas es un documento que registra cada una de las reuniones celebradas por los socios y los gerentes de una SRL.
A la hora de tomar decisiones, existen dos tipos de reuniones societarias en las SRL: las del órgano de administración, conformado por los gerentes, y las del órgano de gobierno, constituido por los socios.
En ambos casos, los encuentros quedarán plasmados en el libro societario El libro de actas de una SRL engloba, entonces, reuniones de gerencia y reuniones de socios (a diferencia de las SA, que poseen un libro para las actas de directorio y otro distinto para las actas de asamblea).
Los libros de actas deben incluir las conclusiones, respuestas y decisiones originadas en la reunión, con el detalle de los votos de cada integrante.
Todas las actas deben registrarse en el libro y firmarse por los socios o gerentes antes del día cinco luego de celebrada la reunión, y será obligatoria su conservación por un mínimo de tres años.
Libro diario de una SRL
En el libro diario se registran, de forma detallada y cronológica, todas las operaciones y transacciones llevadas a cabo por la SRL. Cada uno de estos registros se plasman como asientos contables.
En líneas generales, los asientos contables se dividen en dos columnas: debe y haber. El debe indica las transacciones que ingresan, mientras que el haber marca las que salen.
Los registros se anotan de manera precisa, ordenados por fecha, y deben incluir detalles de la operación. Los más frecuentes son: ventas, cobros, pago de impuestos, pago de salarios, asientos de apertura y asientos de cierre. Es posible asentar los registros de manera agrupada, siempre que no abarquen períodos mayores a un mes.
Cabe aclarar que sólo deberán anotarse los movimientos vinculados a la actividad de la empresa.
Inventario y balance de una SRL
El libro de inventario y balance es un resumen detallado de los activos fijos y de las deudas pendientes que tiene una empresa. Es decir, refleja el patrimonio actual de la compañía en determinado período.
Cuando hablamos de activos fijos, nos referimos a los bienes que la sociedad posee, tanto tangibles como intangibles. Por ejemplo: bienes inmuebles, maquinaria, equipamiento de oficina, acciones, bonos y valores, entre otros.
Respecto a las deudas, será preciso detallar en el libro todas las deudas y préstamos contraídos por la sociedad a corto y a largo plazo.
El libro de inventario y balance se confecciona una vez por año, al cierre anual contable de la empresa. La finalidad del mismo es establecer el panorama financiero actual de la sociedad en ese momento, para dar lugar a los nuevos registros del ejercicio que comienza.
¿Cómo se rubrican los libros?
La rúbrica de libros societarios siempre se realiza a través de escribanos. Aquellas SRL que vayan a rubricar los libros por primera vez, deberán concurrir con el estatuto societario. El trámite estará a cargo del gerente de la sociedad o, en su defecto, de un apoderado.
Luego de firmada la solicitud de rúbrica, el escribano será el encargado de llevar a cabo el proceso. Finalizado el mismo, colocará la rúbrica en el libro correspondiente.
En el caso de las SRL creadas en la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, la IGJ ofrece la posibilidad de rubricar los libros al momento de constituir la sociedad. Una vez abonado el trámite especial, el representante deberá presentarse en las oficinas del IGJ con los libros en cuestión para la aplicación de las rúbricas.
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